Lähiesihenkilön vaikeat keskustelut työpaikalla
Esihenkilötyötä haastavat tässä ajassa jatkuvat muutokset, oman esihenkilön ja työntekijöiden vaatimukset, huoli omasta ja muiden jaksamisesta. Lähiesihenkilö toimii hyvin tyypillisesti läheisessä yhteydessä omaan työtiimiinsä jakaen työhön, työpaikan toimintaan ja elämään liittyviä kokemuksia. Toisaalta hänen roolinsa on olla johtaja, päällikkö, tiiminvetäjä tai esihenkilö, joka erottaa hänet muista työntekijöistä.
Esihenkilö toimii siis usein kahdessa eri roolissa. Tasapaino näiden kahden välillä ratkaisee paljon, miten hyvin lähiesihenkilö tehtävässään onnistuu.
“Jos haluat muuttaa ihmistä, muuta hänen kokemustaan”
Haastavat keskustelun aiheet
Erityisen vaikeita tilanteita lähiesihenkilölle voivat olla esimerkiksi myöhästelyt, jatkuvat poissaolot, epäasiallinen käyttäytyminen, luottamuksella kerrotut asiat muista työntekijöistä, kiusaamisepäilyt, alkoholin ongelmakäyttö tai haastavat persoonat.
Lähiesihenkilöllä ei ole välttämättä edes kokemusta tällaisten asioiden käsittelystä työntekijän tai työyhteisön kanssa. Tilanne voi olla myös sellainen, että organisaatiossa ei ole HR-osastoa tai muita tukihenkilöitä.
Onko minulla osaamista ja rohkeutta käydä vaikeita keskusteluja? Kuka tukee minua näissä tilanteissa?
Oman asenteen tärkeys mitataan juuri niinä hetkinä, kun tulisi puuttua vaikeisiin tilanteisiin. Jos itsellä ei ole kokemusta toimivista malleista eri tilanteissa ja organisaatioltakin puuttuvat toimintaohjeet, eikä pelisääntöjäkään ole kirjattu, voi olla todella hankalaa aloittaa aiheesta minkäänlaista keskustelua. Työkulttuuri voi olla myös muotoutunut niin vahvaksi, että asioita on totuttu seuraamaan vain sivusta. Ei siis mikään helppo tehtävä lähteä puuttumaan asioihin.
Mikä siis avuksi?
Ne, jotka työskentelevät suuremmissa yrityksissä voivat saada paremmin tukea omaan työhönsä ainakin, kun on kyse lainsäädännöstä ja työpaikan toimintamalleista. Pienissä yksiköissä nämäkin saattavat olla oman aktiivisuuden varassa.
Oman kokemukseni perusteella tärkein lähtökohta on omien pelkojen ja/tai kokemattomuuden hyväksyminen. Erityisesti rehellisyys ja armollisuus itseään kohtaan sekä avoin suhtautuminen omaan osaamiseensa ja sen kehittämiseen. Oman ihmiskäsityksen tutkiminen ja ymmärtäminen auttavat kohtaamaan työntekijöitä yksilöinä ja arvostamaan heitä ihmisinä.
Tärkeintä on aina kuitenkin puuttua asioihin, kuin olla puuttumatta. Asioilla on taipumus mennä vain pahempaan solmuun, joten helpointa on tarttua ongelmiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Parhaimmillaan asiaan tarttuminen voi olla jopa helpostus asianomistajalle itselleen. Hänet on kohdattu.
Ihmiskäsitys, vuorovaikutustaidot ja selkeä oma suunnitelma keskustelulle ovat hyvä lähtökohta mille tahansa vaikealle keskustelulle. Sopiva rauhallinen tila, aito kuuntelu, kysyminen ja faktoissa pysyminen edesauttavat keskustelun sujuvuutta. Anna aikaa vastata. Keskustelussa on tärkeää sopia yhdessä jatkosta ja seurannasta. Koska työnantajalla on aina kaikissa tilanteissa todistustaakka, niin keskustelun aihe ja sovitut asiat on hyvä dokumentoida ja allekirjoittaa yhdessä. Mikäli asia on työntekijälle vaikea, niin usein työntekijän turvana isommissa yksiköissä on luottamushenkilö.
Kaikissa päätöksissä tulisi muistaa yhdenvertaisuus. Voinko siis tehdä saman päätöksen samojen perustelujen kanssa jatkossa myös muille. Ovatko päätökset omien ja organisaation arvojen mukaisia. On tärkeää myös tunnistaa, mitä toimintamalleja tulisi yksittäisten tapausten takia luoda. Mitä tästä opin itse, entä työyhteisö?
On hyvä tiedostaa, että kun on kyse ihmisestä, otamme hänet aina vastaan kaikkine elämänhistorioineen, ja siksi tietynlainen uteliaisuus ihmisen ainutlaatuisuutta kohtaan on hyväksi. Samalla se tarkoittaa sitä, että ei ole olemassa sellaista ohjekirjaa, josta voisi lukea suoraan toimintaohjeet. Esihenkilötyö on aina uuden oppimista ja kehittämistä. Mitä enemmän sinulle karttuu kokemusta, sitä paremmin pysyt itse tilanteen päällä ja keskustelu onnistuu hyvässä hengessä.
Jos haluat muuttaa ihmistä, muuta hänen kokemustaan. Tässä meillä on varmasti jokaisella työsarkaa esihenkilönä. Miten voisit jatkossa keskustella niin, että keskustelusta jää molemminpuolinen ymmärrys, ja sitä kautta arvostus toista kohtaan kasvaa. Onnistuneen keskustelun jälkeen onkin paljon helpompi palata asian äärelle, kun molemmat tietävät, että tavoite ei ole lytätä ja haukkua vaan kulkea yhteistä matkaa sovitusti. Vastuu on siis tunnistettu.
H
Hyvässä yhteisymmärryksessä tehty jatkosuunnitelma auttaa tulevissa keskusteluissa. Parhaimmillaan arvostus ja luottamus toista kohtaan lisääntyy.
Tämä blogi perustuu omiin kokemuksiini. Jokainen keskustelu on sinällään uniikki, joten valmistautuminen vaikeisiin keskusteluihin on aina suositeltavaa jopa konkarille.
Työnohjaus on hyvä tapa saada itselleen tukea myös tällaisiin asioihin, joita ei oikein pysty kirjoista opettelemaan. Suosittelen lämpimästi sinua pyytämään työnohjausta omalta esihenkilöltäsi.